Accon AVM
Bedrijfsprofiel
Accon AVM is een advies- en accountantsorganisatie voor ondernemers in het MKB, maar ook in de agrarische sector. Met 40 kantoren en bijna 1100 medewerkers maakt het bedrijf ondernemen in geheel Nederland duurzamer, aantrekkelijker, eenvoudiger en uitdagender.
Met eersteklas diensten en advies stimuleert Accon AVM ondernemers om hun onderneming naar een hoger plan te brengen. De accountmanagers denken kritisch mee en fungeren als persoonlijke klankbord. Ze staan naast ondernemers in hun bedrijfsvoering en geven pro-actief advies. Ze maken daarbij gebruik van de enorme hoeveelheid deskundigheid die er binnen de organisatie aanwezig is. De bedrijfsfilosofie is vruchtbaar: in 2017 bestaat Accon AVM 100 jaar.
Het automatiseringsvraagstuk
‘Rond 2008 hadden we behoefte aan een systeem waarmee we ons Performance Management konden ondersteunen’, vertelt Francis Heeregrave die als Adviseur Arbeidsvoorwaarden en Sociale zaken bij Accon AVM werkzaam is. ‘Denk aan jaarplangesprekken met medewerkers, tussentijdse evaluaties en bijsturingen en natuurlijke de jaarlijkse eindbeoordeling. Daarbij liepen we aan tegen het probleem dat we niet goed actueel inzichtelijk konden krijgen en houden welke medewerkers onder welke leidinggevenden vielen. Dat probleem is voorgelegd aan Soft-Solutions, dat vervolgens een boomstructuur heeft voorgesteld en ontwikkeld die door het plaatselijke management zelf onderhouden kon worden. In al zijn eenvoud een briljante oplossing.’
De doorontwikkeling
Vanuit die eerste kennismaking is in de daaropvolgende jaren een enorme digitaliseringsslag gemaakt, waardoor leidinggevenden, medewerkers en stafafdelingen efficiënter en effectiever gegevens konden uitwisselen , verwerken en online inzien. ‘Met zoveel decentrale locaties en medewerkers vormen documentatie, de onderlinge communicatie en informatie-uitwisseling, de smeerolie van de organisatie. Binnen ‘Mijn Accon’ – interactief en persoonlijk onderdeel van het intranet van Accon AVM – heeft Soft-Solutions een aantal op maat gesneden portals ontwikkeld, waarmee onze werkprocessen veel efficiënter verlopen.’
De verschillende portals worden overzichtelijk gepresenteerd binnen dat interactieve platform. Voor Accon AVM is dat een grote stap voorwaarts geweest. ‘In het verleden was het bijvoorbeeld bijna monnikenwerk om van 1100 medewerkers, na een beoordelingsronde, het nieuwe salaris te berekenen. Met behulp van een speciale berekeningstool worden nu de geregistreerde beoordelingen vanuit de Jaarplanportal, volautomatisch omgerekend naar een nieuw salaris en na een controleslag, weggeschreven in ons personeelsinformatiesysteem. Dat gaat ten eerste veel nauwkeuriger en ten tweede levert het een enorme tijdsbesparing op tot wel 90%!’
Andere portals zijn bijvoorbeeld: declaraties van onkosten en scholingskosten, aanvragen van zwangerschaps- en ouderschapverlof, online inzage in studieschuld, wijziging personeelsgegevens, registratie punten i.v.m. Permanente Educatie, e.d.
Francis wil nog specifiek wijzen op de portal waarmee de in-house Academy werkt. ‘Hiermee ontsluiten we niet alleen het opleidingsaanbod richting onze medewerkers, maar wordt tevens de gehele aanmeldingsprocedure gedirigeerd. Medewerkers kunnen ook zien welke certificaten ze gehaald hebben, hoeveel studiepunten ze gescoord hebben en aan welke richtlijnen ze volgens protocol nog moeten voldoen.’
Over de samenwerking
‘Als automatiseringsbedrijf heeft Soft-Solutions geen specifieke kennis van accountancy’, gaat Francis
verder. ‘De analytische beoordeling van bedrijfsprocessen en de vertaalslag in pragmatische software is echter van een hoog niveau.’ Accon AVM werkte al met diverse systemen. Bovendien was binnen de organisatie heel veel versnipperde data beschikbaar. ‘Met de hulp van Soft-Solutions zijn nieuwe portals geïmplementeerd, maar zijn ook reeds bestaande systemen beter op elkaar aangesloten aan elkaar gekoppeld, waardoor we data in het vervolg samen kunnen voegen. Werkprocessen verlopen zo efficiënter en gestroomlijnder. We overleggen regelmatig met elkaar over verbeteringen en uitbreidingen met extra functionaliteiten. Mijn Accon is een dynamisch platform. Het is nooit af.’